Landcoördinator (CC): persoon aangewezen door het Ministerie van Onderwijs van een lidstaat of een door het ministerie gedelegeerde instelling om de delegatie te leiden. De CC is lid van EOES-vzw en kan tevens mentor zijn.
Delegatie: een groep bestaande uit een CC, andere mentoren, waarnemers en scholieren, die namens een lidstaat deelnemen aan de wedstrijd.
Directeur: De verantwoordelijke voor de organisatie van de wedstrijd, benoemd door de organisator.
Lidland: het land, vertegenwoordigd door de landcoördinator (CC) in de EOES-vzw.
Mentor: een persoon die - vanwege zijn/haar expertise in biologie, scheikunde of natuurkunde - deel uitmaakt van een landdelegatie.
Waarnemer: een persoon die ofwel
(i) een nieuwe lidstaat vertegenwoordigt, of
(ii) een extra mentor in een delegatie is.
De organisator: het land dat de wedstrijd in een bepaald jaar organiseert.

De vereniging 'European Olympiad of Experimental Science' (EOES-vzw) is een vereniging zonder winstoogmerk zoals gedefinieerd in de Luxemburgse wetgeving.

Maatschappelijke zetel: 1 Rue du Lycée, 8508 Redange, Luxemburg.

EOES-vzw bevordert het wetenschappelijk onderwijs voor scholieren (niveau 2) van de Europese Unie (EU). Dit doel wordt bereikt door middel van experimentele en laboratoriumactiviteiten op het gebied van biologie, scheikunde en natuurkunde.
In het bijzonder zorgt EOES-vzw voor:

De vereniging bestaat uitsluitend uit effectieve leden. Het minimum aantal leden mag niet kleiner zijn dan vier.

EOES-vzw staat alleen open voor lidstaten van de Europese Unie (EU), vertegenwoordigd door hun landcoördinatoren, die zo de facto lid zijn van EOES -vzw. De lijst van de leden staat in bijlage 1.

Het Ministerie van Onderwijs of een erkende instelling van het land dat aan de wedstrijd wil deelnemen, moet een CC nomineren voor EOES-vzw en de naam en contactgegevens van deze meedelen aan het Bestuursorgaan. Elk lidland moet worden gelegitimeerd door het verstrekken van een officieel document dat is afgegeven door het Ministerie van Onderwijs of een aangewezen instelling. Het Bestuursorgaan keurt het lidmaatschap van het nieuwe lidland goed. Na goedkeuring van het lidmaatschap, wordt de CC van het nieuwe lidland lid van EOES-vzw.

Nieuwe lidlanden worden uitgenodigd om een waarnemer naar de jaarlijkse wedstrijd te sturen in het jaar voorafgaand aan deelname aan de wedstrijd.

Als de CC moet worden gewijzigd, moet een nieuwe CC worden gedelegeerd vóór 31 december van het jaar voorafgaand aan een wedstrijd. De nieuwe CC van het lidland wordt dan een nieuw lid van EOES-vzw en vervangt de oude CC van het land.

De organen van de Vereniging van EOES zijn:
a) de algemene vergadering (GB)
b) het bestuursorgaan (EB)
c) de verkiezingscommissie (EC)

4.1.1. Leden van de algemene vergadering
De Algemene vergadering (GB) is samengesteld uit alle vertegenwoordigers van de lidlanden (CC's). De voorzitter en de secretaris van het bestuursorgaan treden op als voorzitter en secretaris van de algemene vergadering en, als ze geen CC zijn, zijn ze nog steeds lid van de AV, maar zonder stemrecht (één stem per lidstaat).

4.1.2. Taken en bevoegdheden van de algemene vergadering
De belangrijkste taken van de GB zijn:

4.1.3. Samenkomsten van de Algemene vergadering
De GB wordt minstens één keer per jaar samengeroepen, normaal gesproken tijdens de lopende olympiade, en wordt voorgezeten door de voorzitter of zijn/haar vervanger. De organisator moet de datum en het tijdstip van de samenkomst van de AV schriftelijk meedelen aan alle CC's, niet later dan vier maanden voorafgaand aan de AV. Voorstellen voor de AV moeten ten minste twee maanden vóór de vergadering naar alle CC's worden gestuurd. Een agenda dient minimaal een maand voorafgaand aan de vergadering door het Bestuursorgaan aan alle CC's te worden verzonden.
In buitengewone omstandigheden kunnen vijf leden van de GB een noodvergadering van de GB bijeenroepen, die tijdens of buiten een wedstrijd kan worden gehouden.
Beslissingen in de GB betreffende wijzigingen van de statuten vereisen een tweederde meerderheid in aanwezigheid van ten minste 75% van de CC's. Elk lidland heeft één stem.

4.2.1. Functionarissen van het bestuursorgaan
Het bestuursorgaan (EB) bestaat uit de volgende functionarissen:

4.2.2. Taken en bevoegdheden van het bestuursorgaan
Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor het vertegenwoordigen van EOES-vzw en het beheren van haar zaken. In het bijzonder heeft het de volgende taken:

Daarnaast heeft de voorzitter de volgende verantwoordelijkheden:

De andere leden van het bestuursorgaan zullen, indien nodig, de voorzitter bij zijn/haar werk bijstaan met externe communicatie en andere zakelijke aangelegenheden.

Zoals vereist zal het bestuursorgaan minstens eenmaal per jaar tijdens de wedstrijd bijeenkomen. Vergaderingen kunnen virtueel zijn en moeten worden bijeengeroepen door de voorzitter of de ondervoorzitter. De betrokkenen moet minstens één week voor de vergadering per e-mail verwittigd worden.
Indien een vergadering op een ander moment in het jaar wordt gehouden, moeten voorzieningen worden getroffen zodat alle leden van het bestuursorgaan (indien nodig op afstand) de vergadering kunnen bijwonen en stemmen. Leden van de EB kunnen een ander lid van de EB aanwijzen om hun stem uit te brengen.

Besluiten van de EB worden genotuleerd, ondertekend door de secretaris en de voorzitter of bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter of een ander lid van het bestuursorgaan. De notulen worden binnen acht weken na de vergadering naar alle leden gestuurd.
Indien een lid van het bestuursorgaan wenst ontslag te nemen meldt hij/zij dit minstens zes maanden voor de olympiade aan de andere leden van de EB en aan de leden van het verkiezingscomité, zodat het verkiezingscomité ruimschoots de tijd krijgt om zijn taak uit te voeren voor de voor de volgende wedstrijd.

De verkiezingsmodaliteiten van leden van de EB worden geregeld in paragraaf 5.1.

4.2.3. Besluitvorming van het bestuursorgaan
Beslissingen zijn geldig indien tenminste 3 geldige stemmen zijn uitgebracht. Resoluties worden aangenomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen (inclusief volmachten).

4.3.1. Leden van het verkiezingscomité
Het verkiezingscomité bestaat uit drie CC's/Mentoren uit verschillende landen. Hun ambtstermijn is niet beperkt.

4.3.2. Taken en bevoegdheden van het verkiezingscomité
Het EC is verantwoordelijk voor het verkiezingsproces voor functionarissen van het Bestuursorgaan. Het EC heeft de volgende taken:

De verkiezing van de leden van het bestuursorgaan wordt uitgevoerd door het EC. De leden van het bestuursorgaan worden aangesteld voor een termijn van vier jaar, die ingaat na de afsluiting van de competitie waarin ze zijn verkozen. Een ambtstermijn eindigt aan het einde van de competitie waarin een nieuw bestuurslid is gekozen. Bestuursleden worden door de GB gekozen met één stem per land bij geheime stemming en bij gewone meerderheid. Leden van het bestuursorgaan kunnen voor dezelfde functie slechts voor één extra termijn worden herkozen. Na twee termijnen moet een onderbreking van minimaal een jaar in acht worden genomen voordat een nieuwe EB-functie kan worden aangevraagd.

De kandidaten voor het voorzitterschap moeten tijdens de vorige vijf jaren minstens driemaal hebben deelgenomen aan de olympiade als CC, mentor of directeur (of elke combinatie van deze functies). De kandidaten moeten voorgedragen worden en respectievelijk gesteund, door twee verschillende landen. Zij dienen schriftelijk hun kandidatuur in te dienen bij het EC, waarbij ze hun wil en intentie uitdrukken om de functie gedurende vier jaren te vervullen.

Kandidaten voor het voorzitterschap dienen bovendien bij hun kandidaatstelling hun mogelijke bijdrage aan de EOES-vzw en hun visie voor de EOES-vzw en de olympiade te omschrijven.

Stemprocedure:
De CC - of zijn/haar vertegenwoordiger - schrijft maximaal vijf namen op het stembiljet, één naam voor elke functie. De stembiljetten worden vervolgens in de stembus gedeponeerd nadat ze zijn opgeroepen door een van de leden van het VC. Stembiljetten worden vervolgens geteld door de leden van het VC.

De kandidaten met de meeste stemmen zijn verkozen voor de bewuste functie.
Indien twee of meer kandidaten hetzelfde aantal stemmen voor één positie hebben gekregen, wordt een volgende stemming beperkt tot deze kandidaten.

Indien een bestuurslid ontslag neemt voor het einde van zijn/haar mandaat, dan wordt een opvolger pas benoemd na de eerstvolgende samenkomst van de GB. Ondertussen wordt zijn/haar taak overgenomen door een ander bestuurslid, met één uitzondering: de voorzitter kan nooit de taak van penningmeester overnemen of omgekeerd.

EOES-vzw heeft het recht om haar leden lidgeld, bijdragen en andere kosten aan te rekenen; de overeenstemmende bedragen en de vervaldata zullen worden goedgekeurd en bepaald door de AV.
Er zullen geen onkosten worden betaald aan een lid of een andere persoon, tenzij dergelijke uitgaven

Herzieningen van de statuten van EOES-vzw worden pas geldig na voltooiing van de lopende olympiade. Voorstellen tot wijziging van de statuten van EOES-vzw moeten worden ingediend bij de AV ten minste twee maanden voor de samenkomst van de AV waarop de wijzigingen zullen worden besproken. Een agenda met de voorgestelde wijzigingen moet door het Bestuursorgaan naar alle leden worden gerstuurd, minstens één maand voorafgaand aan de vergadering (zie paragraaf 4.1.3 en 4.2.2).
De AV beslist over elke kwestie die niet in dit document is opgenomen.

In geval van ontbinding van de vereniging of in geval van beëindiging van haar fiscaal bevoorrecht doel, komt het vermogen van de vereniging toe aan Olympiades luxembourgeoises des sciences naturelles (OLSN) A.S.B.L. die deze activa onmiddellijk en uitsluitend moeten gebruiken voor het algemeen nut of voor liefdadigheidsdoeleinden.
De functionarissen van het BO treden op als vereffenaars.