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ACTE CONSTITUTIF

Approuvé par l'assemblée constitutive le 10 octobre 2020
DÉFINITIONS

Coordinateur du pays (CC) : personne désignée par le ministère de l'éducation d'un pays membre ou une institution déléguée par le ministère, pour diriger la délégation nationale. Le CC est membre de l'association EOES et peut également être un mentor.
Délégation: un groupe formé par un CC, d'autres mentors, des observateurs et des étudiants participant au concours au nom d'un pays membre.
Directeur: le responsable en charge de l'organisation du concours, désigné par l'organisateur.
Pays membre: le pays, représenté par le coordinateur du pays (CC) au sein de l'Association EOES.
Mentor: une personne qui – en qualité d’expert en biologie, chimie ou physique - fait partie d'une délégation nationale.
Observateur: une personne qui est soit
(i) représentant d’un nouveau pays membre, ou
(ii) un mentor supplémentaire dans une délégation.
L'organisateur: le pays organisant la compétition dans une année donnée.

1 DÉCLARATION GÉNÉRALE

L'Association European Olympiad of Experimental Science (EOES) est une association sans but lucratif (a.s.b.l.) tel que défini par la loi luxembourgeoise. Siège social: 1, rue du Lycée, 8508 Redange, Luxembourg.

2 BUTS ET OBJECTIFS DE EOES-ASBL

L'association EOES promeut l'enseignement scientifique des élèves de l’enseignement secondaire de l'Union européenne (UE). Cet objectif est atteint grâce à des activités expérimentales et de laboratoire dans les domaines de la biologie, de la chimie et de la physique.
En particulier, l'association EOES assure:

  • L'organisation d'une compétition annuelle appelée European olympiad of Experimental Science (EOES).
  • L'échange d'idées et de matériels sur l'enseignement des sciences, en mettant l'accent sur les sciences expérimentales dans les États membres de l'UE, afin d'améliorer l'enseignement des sciences au niveau national.
3 MEMBRES
3.1. COMPOSITION

L’association se compose exclusivement de membres effectifs. Le nombre minimum des membres effectifs ne pourra être inférieur à quatre.

3.2. ADHÉSION

L'association EOES est uniquement ouverte aux États membres de l'Union européenne (UE), c'est-à-dire que les membres de l'association EOES sont les représentant du pays (CC) des pays de l'UE. La liste des membres se trouve à l'annexe 1.
Le ministère de l'Éducation nationale, ou un établissement désigné, dans le pays éligible souhaitant participer au concours doit désigner un CC pour l'association EOES et communiquer le nom et les coordonnées au comité directeur. Chaque pays membre doit fournir un document officiel de légitimation délivré par le ministère de l'Éducation nationale ou de l'établissement désigné. Le conseil d'administration approuve le nouveau pays membre. Une fois l'adhésion approuvée, le CC du nouveau pays membre deviendra membre de l'association EOES.
Les nouveaux pays membres sont invités à envoyer un observateur au concours annuel dans l'année précédant la participation au concours.
S'il devait y avoir un changement de CC, un nouveau CC devrait être délégué avant le 31 décembre de l'année précédant une compétition. Le nouveau CC du pays membre deviendra alors un nouveau membre de l'association EOES en remplacement l'ancien CC du pays.

3.3. OBLIGATION DES MEMBRES

Les membres sont tenus de respecter les statuts de l'EOES.
Les pays membres devraient organiser le concours dans leur pays dans les 20 ans suivant leur adhésion. La compétition doit être organisée conformément aux règles et règlements approuvés par l'association EOES.
Les pays membres doivent payer les contributions fixées par le conseil d'administration.

3.4. RÉSILIATION DE L'ADHÉSION

L'adhésion peut être résiliée par un avis de démission ou une exclusion.
Un pays membre qui souhaite résilier son adhésion par démission doit le faire au moins 4 mois avant le prochain concours.
Un pays membre peut être expulsé en cas de violations graves ou répétées des présents statuts de l'EOES ou de tout règlement.
Les questions d’expulsion doivent être décidées par le conseil d’administration. Les décisions au conseil d’administration concernant l'expulsion nécessitent une majorité des deux tiers en présence d'au moins 75% des CC. Chaque pays membre dispose d'une voix.

4 LES ORGANES DE L'ASSOCIATION

Les organes de l'association EOES sont :
a) le conseil d'administration (GB)
b) le comité directeur (EB)
c) la commission électorale (EC)

4.1. CONSEIL D'ADMINISTRATION (GB)

4.1.1. Membres du conseil d'administration
Le conseil d'administration (GB) de l'Association EOES se compose de tous les représentants des pays. Le président et le secrétaire du comité directeur agissent en tant que président et secrétaire du GB et s'ils ne sont pas CC, ils sont toujours membres du GB, mais sans droit de vote (une seule voix par pays membre).

4.1.2. Fonctions et pouvoirs du conseil d'administration
Les principales tâches du GB sont:

  • approuver les nouveaux membres de l'association EOES;
  • élire et révoquer les membres du comité directeur;
  • évaluer les candidatures des pays proposant d'accueillir le concours et décider des futurs pays hôtes;
  • approuver le rapport annuel;
  • voter et approuver des modifications des statuts de l'EOES et des règlements;
  • discuter des questions pertinentes concernant le concours en cours respectivement pour le développement futur du concours;
  • en cas de non-respect des statuts ou des règlements de l'EOES, prendre les mesures appropriées, y compris l'expulsion d'équipes ou de délégations des compétitions.

4.1.3. Réunions du conseil d'administration
Les réunions du GB ont lieu au moins une fois par an, en principe lors du concours en cours, et sont présidées par le président ou son suppléant. L'organisateur doit notifier par écrit la date et l'heure de la réunion GB à tous les CC, au plus tard quatre mois avant la réunion du GB. Propositions pour la réunion du GB doivent être envoyé à tous les CC au moins deux mois avant la réunion du GB. Un ordre du jour doit être diffusé par le comité directeur à tous les CC au moins un mois avant la réunion. Dans des circonstances extraordinaires, cinq membres du GB peuvent convoquer une réunion d'urgence du GB, qui peut se tenir pendant ou en dehors d'une compétition.
Les décisions du GB concernant les modifications des statuts nécessitent une majorité des deux tiers en présence d'au moins 75% des CC présents. Chaque pays membre dispose d'une voix.

4.2. LE COMITÉ DIRECTEUR

4.2.1. Les membres du comité directeur
Le comité directeur (EB) se compose des membres suivants:

  • le président,
  • le vice-président,
  • le secrétaire,
  • le trésorier,
  • le responsable pour les sciences et l'évaluation.

4.2.2. Fonctions et pouvoirs du comité directeur
Le comité directeur est chargé de représenter l'association et de gérer ses affaires. Il a en particulier les missions suivantes :

  • convoquer et préparer les réunions du GB, ce qui comprend la mise en place de l'ordre du jour de ces réunions;
  • réaliser les résolutions adoptées lors de ces réunions;
  • prendre des dispositions pour toute autre décision requise par le GB;
  • soutenir les organisateurs dans la préparation du concours;
  • préparer le rapport annuel du concours.

De plus, le président a les responsabilités suivantes :

  • garantir le respect des statuts de l'EOES;
  • convoquer et présider les réunions du GB et de l'EB;
  • représenter l'association EOES dans toutes les communications externes et autres affaires opérationnelles.

Les autres membres du comité directeur soutiennent le président dans son travail de communication externe et dans d'autres affaires opérationnelles selon les besoins. L'EB se réunira selon les besoins, au moins une fois par an lors du concours. Les réunions peuvent être virtuelles et doivent être convoquées par le président ou le viceprésident. Un préavis écrit d’au moins une semaine doit être donné. Si une réunion a lieu à tout autre moment de l'année, des dispositions doivent être prises pour que tous les membres de l'EB puissent y assister et voter à distance si nécessaire. Les membres de l' EB peuvent nommer un autre membre de l' EB pour voter dans leur nom.
Les décisions du comité directeur seront arrêtées par procès-verbal, signées par le secrétaire du procès-verbal et le président ou en son absence par le vice-président ou tout autre membre du comité directeur. Le procès-verbal sera envoyé à tous les membres dans les 8 semaines suivant la réunion concernée.
Un membre de l'EB souhaitant démissionner doit l'annoncer au comité directeur et au comité électoral au moins six mois avant un concours, afin que le comité électoral puisse s'acquitter de ses fonctions bien à temps avant le prochain concours. L'éligibilité et l'élection des membres de l' EB sont régies au paragraphe 5.1.


4.2.3. Prise de décision du comité directeur
Les décisions sont valables si au moins 3 votes valides ont été exprimés. Les résolutions sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés (votes délégués inclus).

4.3 COMITÉ ÉLECTORAL

4.3.1. Les membres du comité électoral
Le comité électoral (EC) est composé de trois CC/Mentors de différents pays. Leur mandat n'est pas limité.

4.3.2. Fonctions et pouvoirs du comité électoral
L'EC est responsable des processus d'élection des membres du comité directeur. L'EC a les devoirs suivants:

  • Lorsqu'un membre de l'EB annonce sa démission, l'EC doit informer le GB au moins six mois à l'avance et l'élection d'un nouveau membre du EB aura lieu lors du prochain concours.
  • L' EC devrait également commencer à chercher des candidatures pour les membres démissionnaires de l'EB ou dont le mandat se termine au moins six mois avant l'élection.
  • l'EC devrait également commencer à chercher des candidatures pour les membres démissionnaires du EB ou dont le mandat se termine au moins six mois avant l'élection. - Le EC est responsable de la collecte des déclarations de candidature des candidats et de la distribution des noms et des documents d'appui au comité directeur au moins un mois avant la date des élections.
5 ÉLECTIONS
5.1. ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ DIRECTEUR

L'élection des membres de l'EB est dirigée par l'EC. Les membres de l'EB ont un mandat de quatre ans commençant après la fin du concours auquel ils ont été élus. Un mandat prend fin à la fin du concours au cours duquel un nouveau dirigeant a été élu. Les membres du bureau sont élus par le GB avec une voix par pays au scrutin secret et à la majorité simple. Les membres de l' EB ne peuvent être réélus pour le même bureau que pour un mandat supplémentaire, c'est-à-dire pour la même fonction. Après deux mandats, une interruption d'au moins un an doit être observée avant de postuler pour un nouveau poste au sein du comité directeur.

Les candidats au poste de président doivent avoir participé à au moins trois des cinq derniers concours précédents en tant que CC, mentor ou directeur (ou toute combinaison ultérieure de ces rôles). Les candidats doivent avoir un proposant et une deuxième personne qui support la candidature de deux pays différents et doivent confirmer par écrit au comité électeur leur volonté et leur capacité à servir pendant quatre ans.

Les candidats à la présidence doivent présenter leur contribution à l'association EOES et leur vision pour l'association EOES et le concours pendant leur mandat.

Les personnes éligibles à tous les autres postes du comité directeur sont tous les mentors participant au concours lors duquel l'élection a lieu.

Procédure de vote:
Le CC - ou son représentant - inscrit un maximum de cinq noms sur le bulletin de vote, un nom pour chaque poste. Les bulletins de vote sont ensuite déposés dans l'urne après avoir été appelés par l'un des membres du EC. Les bulletins sont ensuite comptés par les membres du EC. Les candidats retenus seront ceux qui recevront le plus de votes. Si deux candidats ou plus ont obtenu le même nombre de voix pour un poste, un vote ultérieur a lieu avec uniquement les candidats qui ont reçus des voix égales.

Si un membre de l'EB démissionne avant la fin de son mandat, un successeur ne sera pas nommé avant la prochaine réunion du GB. Dans ce cas, ses tâches seront assumées par l'un des autres membres du comité directeur, à une exception près: le président ne peut pas prendre en charge les tâches du trésorier et vice versa.

6 SUJETS FINANCIERS

L'association EOES est en droit de facturer à ses membres des frais d'adhésion, des contributions et toute autre charge dont le montant et les dates d'échéance doivent être approuvés et déterminés par le GB.
Aucune dépense ne sera payée à un membre ou à toute autre personne à moins que ces dépenses

  • aient été engagées dans la poursuite des objectifs de l'association EOES et
  • aient été autorisées par le l'EB ou le GB et
  • soient raisonnables.
7 PAS DE RÈGLEMENT FINAL

Les adaptations des statuts de l'EOES ne deviennent valables qu'après l'achèvement du concours en cours.
Les propositions de modification des statuts de l'EOES doivent être soumises au GB au moins deux mois avant la réunion du GB au cours de laquelle les modifications doivent être discutées. Un ordre du jour comprenant les modifications proposées doit être distribué par le EB à tous les membres au moins un mois avant la réunion (voir paragraphes 4.1.3 et 4.2.2).
Le GB décidera de toute question qui n'est pas incluse dans ce document.

8 DISSOLUTION DE L'ASSOCIATION EOES

En cas de dissolution de l'association ou en cas de résiliation de son objet fiscalement privilégié, les actifs de l'association reviendront aux Olympiades luxembourgeoises des sciences naturelles (OLSN) a.s.b.l. qui doit utiliser ces actifs immédiatement et exclusivement pour le bien public ou à des fins caritatives. Les dirigeants de l’EB agiront en tant que liquidateurs.